Hemos estudiado y probado algunas de las innumerables herramientas para teletrabajar y te dejamos esta lista corta ajustada al contexto cubano. Pruébalas, comparte tu experiencia, sugiere otras para ayudar, juntos, a quienes se enfrentar por primera vez al trabajo a distancia.
El trabajo remoto supone, entre muchos elementos, elegir las herramientas que mejor se ajusten al tipo de trabajo que realizas ahora desde casa. Habrá que cumplir con los plazos de entrega de los proyectos, responder a los clientes, ser productivos y eficientes en las nuevas condiciones, como habíamos mencionado en un post anterior.
En Cuba la elección de una herramienta u otra, además de que te ayude a conseguir los resultados que esperas, pasa por tener acceso ella. Recordemos que, a causa del bloqueo estadounidense muchas de estas herramientas son desarrolladas por ese país y es usual que al iniciar la descarga aparezca un cartelito que los cubanos se saben de memoria: “Esta aplicación no está disponible para tu región o país”. Claro, que también los cubanos sabemos bien cómo burlarnos del bloqueo y para eso el VPN nos viene que ni pintado.
Otro elemento que media la elección en Cuba está asociado al consumo de datos. Internet por datos móviles tiene un costo elevado y Nauta Hogar está muy lejos de cubrir un alto por ciento de los hogares cubanos. Es importante que la elegida no arruine al trabajador ni tampoco suponga un gasto demasiado alto para la empresa.
Algunas de estas aplicaciones no solo permiten la comunicación instantánea entre los empleados en ese intento por reproducir el diálogo y los intercambios físicos, sino que la información, sea cual sea el formato, queda almacenada de forma segura. Además, permiten una reducción considerable del envío de correos electrónicos, lo cual es positivo para la ciberseguridad. Claro, nosotros siempre recomendamos a nuestros clientes, aunque tengamos un grupo de Whatsapp, que los temas de peso deben quedar registrados en el correo electrónico.
Aquí van nuestras sugerencias, divididas en función del uso:
Microsoft Teams: Solo con VPN
Es el gestor de proyectos de equipo del paquete de Microsoft Office 365.
- Funciona en base a proyectos a los cuales se asignan “miembros del equipo” encargados de participar, completar tareas, comentar o aprobar decisiones, etc.
- Edición compartida de documentos, archivos y carpetas
- Chat, llamadas y videollamadas en 1:1 o grupales para equipos, con la opción de compartir pantallas.
- El modo «freemium» permite chat ilimitado, llamadas grupales y de audio o video integradas, 10GB de almacenamiento de archivos del equipo y 2GB de almacenamiento de archivos personales por usuario.
- Colaboración en tiempo real con las aplicaciones web de Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote).
Slack: OK sin VPN aunque en 2018 bloqueó las cuentas de usuarios desde Cuba
Similar a Teams, se organiza en proyectos con miembros del equipo que participan en las tareas de esos proyectos.
- Notificaciones ajustables para recibirlas “por defecto” o cuando haya palabras clave en alguna conversación. Ejemplo, si deseamos recibir una notificación cada vez que se nos mencione @ o cuando se diga el término “marketing en Cuba”.
- Permite segmentar la comunicación en canales temáticos. Por defecto aparecen los canales #general y #random, pero se pueden crear todos los que queramos, ya sean públicos (cualquiera de la empresa se puede suscribir) o privado (se puede entrar con invitación).
- Permite conectar aplicaciones externas, como Gmail, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, GitHub, Hangouts, Asana y Twitter, y la mayor parte de gestores de proyectos, con un límite de hasta 10 herramientas externas en su versión gratuita.
Trello: Ok sin VPN, pero hay días que trabaja mejor con él
Funciona en base a Tableros donde varios miembros de los equipos pueden colaborar en función de un tema, proyecto o tarea. Esta herramienta la utilizamos para nuestros trabajos como agencia de comunicación de Iberostar en Cuba y nos facilita mucho el feedback de la planificación de redes sociales entre el equipo de marketing del grupo hotelero en Cuba y la sede central en Palma de Mallorca. Es básicamente un tripartito que llenamos de etiquetas en función del intercambio.
- Permite hacer comentarios, subir archivos, asignar etiquetas para indicar el estado de las tareas y las listas.
- Las tarjetas van cambiando de lista conforme se van realizando o pasan por diferentes fases.
- Las tarjetas soportan cualquier tipo de documentación, imágenes, vídeos, listas, comentarios, etc, por lo que sirven también como instrumento de comunicación en grupos de trabajo, acerca de un determinado tema.
- Estas tarjetas pueden asignarse a un miembro del grupo, ponerles fecha de entrega, añadirles etiquetas de colores o stickers (para distinguir en un golpe de vista la categoría de la tarjeta, o si ya está aprobada), etc.
- Pueden moverse de una lista a otra mediante drag&drop (arrastrar y soltar).
- Incluye notificaciones a través del email de los cambios realizados en las listas o tableros.
Asana: Solo con VPN
Es un gestor de proyectos y equipos similar a los anteriores con diseño y operatividad bastante intuitiva. Se organiza a través de equipos, proyectos, tareas y conversaciones.
- Permite crear varios espacios de trabajo con distintas personas en cada uno.
- Interfaz personalizable
- Versión para organizaciones y grandes proyectos.
- Permite agregar tareas, proyectos o conversaciones desde otras páginas fuera de Asana, instalando una extensión para el navegador.
- Organiza todas tus tareas por proyecto, fecha u otros criterios.
- Desde el dashboard puedes consultar un resumen de los proyectos que elijas, así de un vistazo sabrás cuales están estancados, cuáles van bien, etc.
- Subtareas ilimitadas. Puedes crear ilimitados subniveles de tareas y asignar cualquier subtarea a usuarios específicos.
- Puedes ver todas las tareas de cada miembro de tu equipo a través de todos los proyectos.
WeTransfer: OK sin VPN, pero a veces hay que ponérselo para que funcione mejor.
App web que permite la transferencia de archivos grandes de una forma segura y directa. La usamos con mucha frecuencia y se agradece su rapidez, cuando la conexión de Cuba no está en uno de esos días. Resulta muy útil cuando los equipos son internacionales, como en nuestro caso. Respiramos aliviados cuando la descubrimos y dejó de ser un problema recibir o enviar archivos de peso para nuestras oficinas en Madrid o de cualquiera de nuestras agencias hermanas de Local Planet.
- Versión gratis, temporal.
- No tienes que registrarte para utilizarlo.
- Permite hasta 2Gb de transferencia de archivos en la cuenta gratis.
- Carga los archivos y muestra el porcentaje de carga en tiempo real.
- Puedes enviar el link de la transferencia o indicar directamente el email de la(s) persona(s) a la(s) que deseas enviar el archivo.
- El link (en la cuenta gratuita) expira a los 7 días.
Google Drive: Ok sin VPN
Google Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube más conocida y utilizada, tanto para productividad como para guardar todo tipo de archivos personales en ella y compartirlos con otras personas. Nosotros, por ejemplo, tenemos un Drive con carpetas compartidas por departamentos.
- Permite gratis hasta 15 Gb de almacenamiento
- A diferencia de Wetransfer, el Drive funciona como una carpeta de almacenamiento, donde todo lo que envíes se guardará allí como archivos o carpetas propias, hasta que los elimines.
- Subes la información con la estructura que desees y puedes compartirla en forma de Solo Lectura o Editable con todos los contactos a los cuales les envíes el link.
- Permite procesar la información en las aplicaciones habituales de Google y Office: Word, Excel, Power Point, Google Docs, etc.
En nuestra próxima entrega nos detendremos en las herramientas que nos permiten optimizar tiempos, programar actividades con respectivos recordatorios y responder instantáneamente, si estamos conectados. Aunque parece que ahora los días son elásticos – lo mismo no te alcanzan, que te parecen infinitos, tenemos modos de hacer que el tiempo transcurra a nuestro favor para teletrabajar.
Continuará…
