Continuamos con las herramientas que permiten optimizar tiempos y trabajar en equipo aún desde casa. En este post nos centraremos en las conferencias, las agendas y las horas dedicadas a cada proyecto
Este grupo de herramientas que dejamos para cerrar el tema se cuentan entre las más conocidas y las que ya se usaban con frecuencia en Cuba antes de la situación actual. Trabajar a distancia como necesidad para evitar contagios de COVID19 a partir del distanciamiento social supone optimizar el uso de herramientas que ya conocíamos, pero que ahora adquieren otra dimensión.
Estas son nuestras sugerencias con sus respectivas ventajas:
WhatsApp: Ok sin VPN tanto la app como la versión web
Reina en la preferencia de los cubanos para llamadas y videollamadas por su baja tasa de uso de datos móviles y operatividad intuitiva. Ahora mismo los médicos cubanos evalúan la situación de los casos graves y críticos de COVID19 por esa vía en vistas de que se trata de un personal en zona roja.
- Permite crear grupos de varios contactos, a los cuales se puede invitar contactos de contactos, hasta 100 miembros.
- Permite llamadas y videollamadas.
- Reduce el tamaño de los videos en su envío y las imágenes desde la funcionalidad de cámara embebida son de poco peso.
- Recientemente añadió la opción de crear cuentas de empresa, o “páginas” en donde los negocios pueden:
- Enviar un mensaje de bienvenida cada vez que un usuario escribe por primera vez.
- Almacenar respuestas automáticas a preguntas específicas.
- Escribir un mensaje de ausencia de hasta 200 caracteres para que los clientes no se queden sin respuesta fuera del horario comercial.
Una desventaja clara es que WhatsApp no nos permite llevar dos cuentas en un mismo teléfono móvil, por lo que, si registramos el mismo teléfono para WhatsApp y WhatsApp Business, solamente podremos utilizar una de las dos aplicaciones con él.
TeamViewer: con VPN
Permite compartir pantallas y asignar gestión (para visualización compartida) a otra persona conectada remotamente.
- Permite el acceso, control y soporte remoto de PCs, tomando el control de los dispositivos con el protocolo HTTP
- Puedes organizar reuniones en remoto, compartir pantalla, colaborar en línea, grabar sesiones y enviarlas después a los usuarios que no hayan podido asistir a una reunión o sesión de formación.
- Para las empresas que dan soporte técnico, TeamViewer facilita la asistencia ágil 24 x7.
Google Calendar: Ok sin VPN
Asociado a una cuenta de Google.
- Permite sincronizar calendarios como el de Outlook y “absorber” notificaciones de eventos que llegan a través de emails o invitaciones digitales.
- Puede indicarse varias categorías de entradas: Eventos, Recordatorios y Metas, cada una con sus posibilidades de edición, notificación y personalización de los detalles.
- Permite invitar a otros usuarios para unirse a eventos o reuniones.
- Permite incorporar fechas señaladas (feriados, festivales, etc.)
- Ofrece flexibilidades en cuanto a ajustar duración promedio de las reuniones o los eventos, notificaciones de cuánto antes, y repetición del evento.
- Puede compartirse la disponibilidad para reuniones a través del envío de un archivo único compartido para que otras personas seleccionen la disponibilidad que mejor convenga.
Outlook Calendar: Ok sin VPN
Embebido en el sistema de correos de Outlook, el Calendar es una opción muy cómoda para quienes manejan la mensajería por esta vía.
- Permite compartir citas para reuniones con otros contactos, aplicando notificaciones de confirmación de asistencia.
- Permite incorporar fechas señaladas (feriados, festivales, etc.)
- Puede compartirse la disponibilidad para reuniones a través del envío de un archivo único compartido para que otras personas seleccionen la disponibilidad que mejor convenga.
Jiffy: Ok sin VPN
Es una app móvil que permite la clasificación y asignación de “entradas de tiempo” asociadas a proyectos y clientes. Para quienes trabajamos con varios clientes, es ideal para tracear el tiempo que dedicamos a cada uno y evaluar la rentabilidad del esfuerzo por tiempo dedicado a cada proyecto.
- Permite registrar y contabilizar el tiempo dedicado a actividades específicas.
- Es personal, no puede modificarse remotamente por otra persona.
- Permite compartir la información en Excel o en imagen.
Las herramientas deben ser elegidas en función del trabajo que realizas y de lo que quieres conseguir. Quizás conozcas otras. Déjanos en los comentarios tus experiencias y sugerencias para entre todos, como decíamos en el primer material del tema, ayudar a quienes en Cuba se enfrentan por primera vez al teletrabajo.
